AS PRINCIPAIS DÚVIDAS SOBRE O SPED CONTROLE RESPONDIDAS 😉

Saiba tudo sobre a ferramenta que automatiza a captura de XML de notas fiscais eletrônicas e as organiza para permitir uma gestão prática, segura e ágil.

O Sped Controle realiza alguma checagem ou validação?

Sim. Ele abre o arquivo XML recebido e verifica se nele existe o protocolo de autorização emitido pela SEFAZ. São criadas então duas pastas no sistema, separando os arquivos XMLs recebidos com autorização da SEFAZ (com protocolo) e sem autorização da SEFAZ (sem protocolo). O Módulo Auditor, fornece um relatório em formato de planilha, que mostra todas as NF-e emitidas por fornecedores contra o seu CNPJ, e que foram posteriormente canceladas.

O que é o Sped Controle?

O Sped Controle é um Sistema Web (SaaS), ou seja, o acesso é on-line e não é necessário instalar nada no computador para usá-lo. Os módulos da ferramenta são os seguintes:

Módulo Auditor. Fornece relatórios obtidos automaticamente da SEFAZ, informando todas as NF-e emitidas por fornecedores em todo o país contra o seu CNPJ.

Módulo Gestão Fiscal. Automaticamente recebe e-mails arquivos XMLS anexados, classificando-os em uma estrutura de pastas criadas também automaticamente, para facilitar a localização, consulta e download para posterior importação dos arquivos XMLs para seu ERP. Um e-mail único de recepção é definido para seu escritório contábil ou sua Empresa.

Classificação dos XMLS em PASTAS especiais:

  • Com protocolo: XMLS recebidos com a autorização da SEFAZ
  • Sem protocolo: XMLS recebidos sem a autorização da SEFAZ
  • DANFEs – Armazena os arquivos PDFs das DANFEs enviadas
    INUTILIZAÇÕES – Pasta com XMLS de Inutilização
    CANCELAMENTOS – Pasta com XMLs de Cancelamentos

Módulo Auditor: Um certificado digital modelo A1 é registrado e o sistema passa a extrair automaticamente informações diárias de todas as NF-es emitidas contra o CNPJ de sua empresa.

Visualizador de DANFEs e DACTEs. Permite visualizar facilmente DANFEs e DACTEs, com apenas um clique.

Como o Sped Controle automatiza o trabalho com as NF-es?

Desde que a cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05 determinou que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária, escritórios contábeis e empresas precisaram se organizar neste sentido. Dia a dia são gerados e recebidos milhares de XMLs de NFe, XMLs de cancelamentos de NF-e e DANFES, que muitas vezes são administrados de modo manual.

O Sped Controle foi concebido para livrá-lo da tarefa manual de fazer download de XML de notas fiscais eletrônicas. Fornece relatórios obtidos automaticamente da SEFAZ, informando todas as NF-e emitidas por fornecedores em todo o país contra o seu CNPJ. Os XMLS são recebidos e anexados, organizados automaticamente em pastas que facilitam a localização, consulta e download dos arquivos. Para fazer a organização automática, a ferramenta identifica qual o CNPJ do emissor e do destinatário, verifica sua data de emissão, a data de envio do XML ao nosso sistema e o nome da empresa, criando automaticamente pastas correspondentes.

Existe alguma limitação em relação a quantidade de arquivos XML recebidos e armazenados?

Não, o Sped Controle comporta o recebimento e o armazenamento de uma quantidade ilimitada de NF-e emitidas por clientes do escritório contábil ou por sua empresa e por seus fornecedores.

Depois que fiz um download, as NF-es e outros documentos permanecem no sistema SPED Controle?

Sim. Enquanto sua empresa for cliente Sped Controle elas sempre estarão no sistema, mesmo após o download. Armazenamos também as DANFEs, embora a legislação não obrigue. Apenas os arquivos XML tem armazenamento obrigatórios por 5 anos para eventuais fiscalizações. Ao encerrar o contrato com o Sped Controle sua empresa ou escritório pode fazer o download de tudo o que estiver armazenado no sistema, se responsabilizando pela posterior guarda e conservação de sua documentação fiscal.

É preciso ter certificado digital para consultar NF-e na SEFAZ?

Sim. Para que o Sped Controle Módulo Auditor, acesse diretamente a SEFAZ, e extraia uma relação de TODAS as NF-e emitidas contra o CNPJ de sua empresa, é necessário registrar no Sped Controle, o Certificado Digital Modelo A1 (arquivo.pfx e .p12) e sua respectiva senha. Esse procedimento é realizado pela própria empresa ou escritório contábil.
Porém, ressaltamos que não temos acesso, em nenhum momento à senha ou outra informação sigilosa a respeito dos certificados digitais.

Como saber se foi autorizada pela SEFAZ uma NF-e emitida por fornecedor?

O Sistema Sped Controle Gestão Fiscal, abre cada arquivo XML recebido em sua empresa,  verifica se tem o protocolo de autorização emitido pela SEFAZ e cria duas pastas no sistema, separando os arquivos XMLs recebidos com autorização da SEFAZ (com protocolo) e Sem Autorização da SEFAZ (sem protocolo) .
Além disso o Sped Controle Módulo Auditor, fornece um relatório, em formato Planilha, que mostra o “status” no momento da Consulta (autorizada/cancelada/denegada), de todas as NF-e emitidas por fornecedores contra o seu CNPJ. É criado um relatório à parte, contendo apenas a relação de todas as NF-e de fornecedores que foram posteriormente canceladas.

Qual o prazo de cancelamento de NF-e?

O prazo para uma NF-e ser cancelada é de 24 horas após sua emissão. Tanto a NF-e emitida por sua empresa quanto a emitida por um fornecedor tem esse prazo. Sua empresa pode utilizar o Sped Controle Módulo Auditor, que extrai um relatório direto da SEFAZ, indicando se houve alguma NF-e cancelada por algum fornecedor de sua empresa.

Consigo saber se uma ou mais NF-e emitidas por meu fornecedor foram canceladas?

Sim. O Sped Controle Módulo Auditor, fornece um relatório, em formato Planilha, que mostra todas as NF-e emitidas por fornecedores contra o seu CNPJ, e que foram posteriormente canceladas.

É possível saber se falta algum arquivo XML de um determinado fornecedor?

Sim. Com o Sped Controle Módulo Auditor, sua empresa tem um relatório, também em formato planilha, onde são apresentadas TODAS as notas emitidas por fornecedores contra o seu CNPJ, e que ainda NÃO TIVERAM enviadas seus respectivos XML à sua empresa. Com este documento, você pode ligar para os fornecedores que ainda não mandaram os arquivos, já que no relatório é apontado o Nome do Fornecedor, nº da NF-e, Valor da NF-e e Data de Emissão, de NF-e por NF-e, que sua empresa recebeu no Sped Controle Gestão Fiscal e quais estão faltando receber.

Como posso saber quais NF-e foram emitidas contra minha empresa?

Dentro do processo de Manifestação do Destinatário, foi disponibilizado também um serviço que informa as chaves de acesso destinadas a uma empresa. Este serviço permite que o destinatário obtenha informações reduzidas sobre todas as notas emitidas para o seu CNPJ, em todo país, num determinado período (do dia anterior ao da solicitação até o prazo máximo de 30 dias), possibilitando também que este tenha condições de identificar o uso indevido de sua inscrição estadual por contribuintes emissores.

A resposta a esta consulta retorna as seguintes informações sobre as NF-e emitidas para o destinatário:

  • Chave de Acesso da NF-e
  • Inscrição Estadual, CNPJ e Razão Social do Emitente
  • Data de Emissão e Data da Autorização da NF-e
  • Tipo de Operação da NF-e (Entrada/Saída)
  • Valor Total da Operação
  • Situação da NF-e no Momento da Consulta (autorizada/cancelada/denegada)

É preciso instalar alguma programa no computador da empresa?

Não. O Sped Controle é um Sistema Web (SaaS), que não precisa ser instalado nem no escritório contábil nem em seus clientes ou empresa. Por ser on-line, pode ser acessado de qualquer dispositivo com internet, mediante o uso de usuário e senha.

Como começar a usar o Sped Controle?

Após contratar o Sped Controle, nós criaremos sua conta e forneceremos seu usuário e senha. Você informará o o CNPJ ou grupo de CNPJ (Matriz, filiais e coligadas) que devem ser cadastrados. Seu departamento Fiscal/Contábil será informado sobre a necessidade de nos enviarem as NF-es de Entrada/Saída para um endereço de e-mail exclusivo de sua conta. Opcionalmente, seus fornecedores podem ser informados do mesmo e-mail, para eles possam enviar o arquivo diretamente. A partir disso, o Sped Controle está pronto para seguir trabalhando por você! Assim, todas as NF-e emitidas por seus fornecedores serão baixadas automaticamente, diretamente da SEFAZ, facilitando a visualização dos arquivos XML de forma organizada, além de diversas outras funções úteis para seu dia a dia.

Como os documentos fiscais chegam ao sistema?

A partir do momento que sua empresa cadastrou o Certificado Digital A1 no Sped Controle, o sistema automaticamente captura toda e qualquer NF-e que seja emitida contra seu CNPJ, em todo o território brasileiro. Mas também existem outras formas de inserir documentos fiscais no Sped Controle.

Os documentos fiscais (arquivos XML) podem ser enviados anexados por e-mail para a caixa postal: suaempresa@suaempresa.spedcontrole.com.br, onde “suaempresa”, é o nome de sua Empresa. Opcionalmente, os fornecedores também poderão ser orientados a enviar para essa mesma caixa postal.

Normalmente, sua empresa, já recebe esses arquivos XML de fornecedores em algum e-mail previamente em uso, podendo reencaminhá-los automaticamente para a caixa postal de e-mail suaempresa@suaempresa.spedcontrole.com.br criado para o Sped Controle. Essa caixa postal é definida em nossos servidores como endereços de E-mail do Sped Controle.

Assim, todos os e-mails enviados para essa caixa postal, de qualquer local da Internet mundial, irão ser recepcionados pelo Sped Controle, analisados, identificados e classificados de qual escritório contábil, de qual cliente desse escritório contábil, de qual fornecedor e qual sua data de emissão ou se é documento de Entrada ou de Saída.

Os documentos fiscais podem ser enviados via email com arquivo compactado (.ZIP ou .RAR)?

Sim. Os arquivos podem ser enviados anexados ao e-mail em sua forma original ou compactado via “.zip” ou “.rar”. Compactados ou não, podem ser enviados vários arquivos XMLs, DANFES, TXT de Cupons Fiscais todos juntos, desde que estejam descompactados para o envio.

Como faço para exportar os arquivos XMLs para meu ERP ou software contábil?

É muito simples. Os arquivos XMLs estão todos gravados nas pastas do Sped Controle, organizados por CNPJ, nome de empresa, data de emissão ou por data de envio, enfim você pode escolher qual a melhor opção para selecionar um grupo de arquivos XMLs para Download.

Digamos que você precisa fazer o download das NF-es emitidas e recebidas pelo CNPJ “xxxxx” do mês de Agosto de 2016.

Você seleciona “POR CNPJ” => “2016″ => e clica, no lado direito da tela do Sped Controle, em “Agosto”.
O botão de download que se localiza no menu superior esquerdo é habilitado. Basta clicar nele, e a pasta que você selecionou de “Agosto” será iniciado o seu download para seu micro.
O mesmo layout da pasta que você visualiza no mês de “Agosto” para aquele CNPJ no Sped Controle será “baixado” para seu micro. Com isso fica disponível em seu micro, os arquivos XMLs, classificados nas pastas, bastando chamar em seu Software Contábil, a pasta correspondente que você acabou de fazer o download, em que se localiza o(s) arquivo(os) XMLs que deseja importar através do seu ERP.

Quais os tipos de Arquivos XMLs que o Sped Controle aceita e classifica?

– XMLs de NFe com protocolo: XMLs recebidos com a autorização da SEFAZ

– XMLs de NFe sem protocolo: XMLs recebidos sem a autorização da SEFAZ

– DANFEs – armazena os arquivos PDFs das DANFEs enviadas

– XML de Inutilizações

– XML de cancelamentos de NF-e

– XML de CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico.

NF-es enviadas duplicadas causam problema ao sistema?

Não. Seus clientes ou fornecedores deles, podem enviar a mesma NF-e em duplicidade várias vezes. O Sped Controle simplesmente ignora um documento fiscal (XML, DANFE, Cupom Fiscal) se ele já existe no banco de dados do sistema.

É possível visualizar DANFE/DACTE de um arquivo XML de uma forma mais amigável?

Sim. Criamos o visualizador de DANFEs e DACTEs. Ao clicar em um arquivo .xml, o botão de visualizar DANFE/DACTE fica habilitado. Basta clicar nele e pronto, a DANFE/DACTE será visualizada!

O que é manifestação do destinatário?

Este conjunto de eventos, como o próprio nome já sugere, permite que o destinatário da NF-e possa se manifestar sobre a sua participação comercial descrita na NF-e, confirmando as informações prestadas pelo seu fornecedor e emissor do respectivo documento fiscal.  Este processo é composto de quatro eventos:

1. Ciência da Emissão

2. Confirmação da Operação

3. Registro de Operação não Realizada

4. Desconhecimento da Operação

Para a empresa confirmar a operação ou informar que a operação não foi realizada é preciso antes obter a relação de NF-e destinadas e registrar a ciência da emissão?

Não. A empresa pode informar diretamente a confirmação da operação ou o desconhecimento da operação, sem a necessidade do processo de conhecimento de notas destinadas ou registro da Ciência da Emissão. Estes eventos são independentes. Embora, seja mais conveniente que a empresa sempre obtenha a relação de suas notas destinadas.

O que é e para o que serve o DANFE?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e. Tem as seguintes funções:

• conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso);

• acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);

• auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e;

• substituir as notas fiscais modelo 1/1A nas situações em que era exigida como no caso de compensação de crédito.

Características do DANFE:

• O DANFE deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes da circulação da mesma;

• O DANFE somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da Autorização de Uso da respectiva NF-e, exceto em alguns casos de contingência;

• Quando a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais das Notas Fiscais, modelo 1 ou 1-A, o contribuinte credenciado a emitir NF-e deverá imprimir o DANFE em tantas cópias quantas forem necessárias para atender à exigência, sendo todas elas consideradas originais;

Como funciona o evento ciência da emissão?

O evento de “Ciência da Emissão” registra na NF-e a solicitação do destinatário para a obtenção do arquivo XML. Após o registro deste evento, é permitido que o destinatário efetue o download do arquivo XML.  Não representa a manifestação do destinatário sobre a operação, mas unicamente dá condições para que o destinatário obtenha o arquivo XML; este evento registra na NF-e que o destinatário da operação, constante nesta NF-e, tem conhecimento  que o documento foi emitido, mas ainda não expressou uma manifestação conclusiva para a operação.
A manifestação é obrigatória em alguns ramos de atividade. Caso no seu ramo tenha essa exigência, então toda nota informada ao contribuinte tem que ter registrada a sua respectiva manifestação até um prazo máximo de 180 dias, contados da data da ciência. Este prazo máximo será reduzido gradativamente, conforme o interesse das Administrações Tributárias.

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