Validar nota fiscal eletronica – NFe

A validação da Nota Fiscal Eletrônica recebida dos fornecedores de uma empresa, é de responsabilidade da empresa que está recebendo essa NFe.

Conforme o AJUSTE SINIEF 07/05, Publicado no DOU de 05.10.05, temos:

Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

Redação anterior dada à cláusula décima pelo Ajuste SINIEF 04/06, efeitos de 12.07.06 a 31.07.10.
Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado.

§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.

Como vimos, a legislação em vigor estabelece que o receptor da NF-e faça a verificação da validade da mesma, sob pena da co-responsabilidade tributária caso não o faça, entre outras obrigações. Para não incorrer nesse tipo de problema futuro e guardar de forma segura os Notas Fiscais Eletrônicas com seus respectivos arquivos xml, é preciso analisar as necessidades da empresa e buscar alternativas no mercado que atendam esse requisito.

Uma maneira de automatizar esse processo é através do Sistema SPED Controle, um software web, que trabalha no Gerenciamento Automático do recebimento, armazenamento e validação de documentos eletrônicos XML/NFe.
Entre os benefícios da utilização desse sistema web, destacam-se a recepção automática de todos os documentos fiscais eletrônicos recebidos pela empresa e a verificação da existência do Protocolo de Autorização da SEFAZ, dentro do arquivo XML. Com isso é feito a verificação se o documento recebido está mesmo autorizado.

O SPED Controle abre o arquivo XML recebido, verifica se tem o protocolo de autorização emitido pela SEFAZ. É criado então duas Pastas no Sistema, separando os arquivos XMLs recebidos com Autorização da SEFAZ (pasta COM PROTOCOLO) e Sem Autorização da SEFAZ (pasta SEM PROTOCOLO)

Na cláusula décima do AJUSTE SINIEF 07/05, fica bem claro que a responsabilidade da Guarda das Notas Fiscais, é do contribuinte, permitindo que essa guarda seja feita ” fora da empresa”, mas devendo ser disponibilizada ao Fisco quando solicitada, facilidades que o Sistema SPED Controle possui.

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