O termo compliance é muito utilizado pelas empresas e de modo geral significa “cumprir uma norma”, ou seja, agir de acordo com uma regra, um comando ou um pedido. No mundo corporativo o compliance é o conjunto de disciplinas para cumprir as normas legais e regulamentadoras, políticas ou diretrizes estabelecidas para um negócio ou atividades da organização, com a utilização de ferramentas que auxiliam esses controles. O monitoramento das atividades efetuadas pelo compliance possibilita verificar qualquer desvio em relação à operacionalização, e podem, inclusive, a partir desta análise estabelecer formas de evitar que ocorram novamente.

Na área tributária das empresas, esse controle – além de necessário – é ainda mais urgente, já que cada vez mais o Fisco tem investido em tecnologias e ferramentas que lhe permitem atuar de modo mais eficaz e monitorar de perto as operações dos contribuintes. São tecnologias que economizam tempo, exigem menos mais de obra e ainda produzem resultados muito mais precisos e rápidos para o Fisco.

Desde a implantação do projeto SPED, em 2007, não é mais competência do Fisco o tratamento de informações, que foram “terceirizadas” para o próprio contribuinte. Ao receber estas informações já tratadas, sua intenção é focar-se apenas na identificação de pontos que podem gerar autuações, o que ocorre quando o contribuinte se preocupa mais com o cumprimento do prazo de entrega do que com a qualidade das informações das obrigações acessórias.

Mas como ter segurança de que a integridade e a qualidade das informações transmitidas ao Fisco não serão diminuídas devido às limitações que o departamento tributário das empresas costuma enfrentar? Sabe-se que nesta área é comum trabalhar com prazos apertados, baixo orçamento e mão de obra nem sempre devidamente qualificada. Some-se a isso, o fato de que às vezes os investimentos neste departamento não são alocados corretamente, sendo frequente a existência de quadros inflados de funcionários, necessidade de horas extras para o cumprimento de obrigações acessórias dentro do prazo ou para efetuar correções extemporâneas.

Se o Fisco está cada vez mais preparado, do outro lado temos o contribuinte, que além de sofrer com a alta carga tributária e com tantas exigências, é frágil, pois não possui ferramentas refinadas como as do Fisco, que auxiliem no cumprimento correto de suas obrigações (principal e acessórias).

Diante de tantas exigências, o departamento fiscal das empresas será cada vez mais cobrado e para ser considerado eficiente não bastará cumprir as obrigações acessórias dentro do prazo. No mundo do Fisco digital, é preciso também preocupar-se constantemente com a qualidade e a manutenção das informações, fornecendo dados corretos, esses responsáveis por evitar autuações mais pesadas. O envio de dados inexatos, ou seja, conteúdo da informação declarado de forma inconsistente, leva à multa de 3% do valor da operação por cada um deles que estiver incorreto. Além disso, o administrador e o contador também poderão responder juridicamente.

Paralelamente, além de se antecipar e entregar à organização inteligência e insights futuros, gerando análises preventivas e detectivas, deverá ainda estar preparado para planejar estratégias que evitem contingências, de maneira a não incorrer custos em projetos, processos ou ferramentas desnecessárias, mal planejadas ou mal escolhidas. Em conjunto, estas ações evitarão autuações, diminuirão riscos e certamente vão gerar economias.

Para alcançar estes objetivos, processos manuais não serão suficientes e as empresas precisarão de ferramentas que lhes apoiem nesta rotina, que ajudem a identificar falhas, corrigir processos e buscar a melhoria contínua de suas ações. Implementar uma tecnologia nova na empresa exige uma análise cuidadosa de ferramentas. A escolha correta levará a menos custos, redução de riscos e produtividade.

Vector desenhado por Freepik

 
 

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