Os 6 principais equívocos na gestão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) e como solucionar

Você sabe quais são os principais equívocos na gestão de Notas Fiscais Eletrônicas? Pois, além de lhe contar quais são, vamos mostrar como solucioná-los – ou evitá-los.

Pois saiba que “As Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) são poderosas armas letais que podem te garantir a vida ou a morte”. É importante analisar como está a gestão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) em sua empresa.

Para ser bem específico, indico que a pólvora está encapsulada em projéteis chamados XMLs de NF-e. São arquivos que armazenam toda e qualquer informação de maneira que a Receita Federal saiba sua trajetória, da fabricação dos componentes ao alvo. Em comparações bélicas, o Documento de Apoio à Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é o corpo da arma

E de que adianta ter uma arma sem munição? Na sua Gestão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es), é importante é ter estocado tudo quanto é XML emitido contra sua empresa nos últimos cinco anos e mais o vigente. Pelo menos!

Por conta de tudo isso, quando os XMLs de NF-e são tratados de forma disciplinada (você precisa ler esse artigo), seja na emissão ou na recepção, ao mesmo tempo em que sua contabilidade esteja alinhada às exigências do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), é a certeza de que em seu horizonte os desafios serão inferiores à sua fortaleza.

Entretanto, a falta de zelo e a “abertura de guarda” em relação ao seu Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) pode decretar o trágico fim de seus sonhos e do seu negócio. Por mais promissor que ele seja, o exército da Receita vai utilizar suas fragilidades no controle dos XMLs de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) emitidas contra sua empresa para te atacar.

E acredite: com o buraco aberto em sua defesa, a vitória é improvável (para não dizer impossível).

Mas pode ficar tranquilo, é tudo digital. Ao final do artigo tem até um pequeno resumo da história da Nota Fiscal Eletrônica. Nos moldes que antecederam à eletrônica, era tudo demorado, difícil e amontoava um punhado de papel. Isso é “do seu tempo”? No campo comentários, nos conte suas experiências.

O objetivo de tudo isso é apontar situações e consequentes soluções para os mais sensíveis equívocos na gestão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es).

Podemos começar a ver quais são os principais equívocos? Let’s go!

1. Achar que a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o papel

Como relatado há pouco, é tudo digital. O que possui valor é digital. O “D” do SPED significa Digital.

O DANFE, que geralmente acompanha as mercadorias, só é um resumo e a parte “estética” da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Já o arquivo XML, cujo código sempre consta no documento, é obrigatoriedade. O resto? Bom, o resto faz o papel de resto, bem secundário ou terciário mesmo.

Tanto, que se houver divergências entre os dados da NF-e e do DANFE, as multas podem chegar a 100% do valor da operação. O que, convenhamos, não é divertido.

 

2. Não armazenar as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es)

O correto é armazenar todas as notas fiscais eletrônicas – emitidas e recebidas – por um período mínimo de cinco anos. E o ano corrente é obrigatório.

Quem não guarda as notas, por meio do armazenamento dos XMLs, corre o risco de sofrer sanções e ser multado. Um único documento pode ter até 300 campos digitáveis e pequenas divergências ou inconsistências podem render multas de até mil reais por documento.

 

3. Não organizar os arquivos XMLs de forma protegida e, claro, organizada

Achar que basta criar uma pasta no computador será suficiente, é um erro. Muita gente faz isso, ai acessa o site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ Nacional), baixa o arquivo XML e o guarda na pasta renomeada como “Notas Fiscais do Tio Zé”. Resolvido? Não, não está resolvido.

Talvez o maior equívoco na gestão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) seja acreditar que as pastinhas do computador resolvem o problema. Sinceramente isso NÃO funciona. (até lembrei da minha avó Wilma que quando eu era criança adorava dizer “Ene A Ó Til: NÃO”. E ela, sei lá como, tinha sempre razão.

Tenho certeza que nesse momento ela te diria, com aquela voz doce e gostosa de ouvir: “Menino, para com isso, acesse o site do Sped Controle, faça o cadastro para conhecer o produto, aproveite (sem moderação) do suporte técnico e treinamento e depois feche negócio”. Lembrando: ela sempre tinha razão. Portanto, faça isso.

 

4. Depender do fornecedor para receber a Nota Fiscal Eletrônica por e-mail

Se tem uma coisa que não é segura é esperar dos outros aquilo que é responsabilidade sua. Isso não funciona em lugar nenhum: da creche à vida profissional, passando por sua casa e entre família.

E por mais que o fornecedor seja gente boa, prestativo, de bom coração, … o e-mail pode não funcionar adequadamente. A mensagem pode empacar no meio do caminho. Sim, isso acontece.

Portanto, para sua gestão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es), faça o que a vó Wilma diria: conheça o Sped Controle e fique realmente tranquilo. O pessoal responsável pelo sistema, que é 100% on-line e livre de aplicativos, cuida de tudo isso por você.

A qualquer hora do dia e da noite, o sistema estará incansavelmente em busca de qualquer Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) emitida contra seu CNPJ, seja de sua vontade ou não. Só nisso já reduz possibilidade de você ser autuado pelo bravo “Leão” graças à má-fé de pseudo fornecedores.

Aliás, o Sped Controle é tão supimpa (uma das definições de supimpa: fantástico) que se alguém cancelar ou alterar qualquer uma das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) emitidas contra seu CNPJ, ele te avisará por email.

Aqui já dá pra perceber que manualmente isso não seria possível, certo? Ou você destinaria alguém a ficar  24 horas no site da SEFAZ monitorando e atualizando informações para sua gestão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es)?

5. Não checar se os XMLs possuem validade jurídica

Você checaria uma assinatura digital e um protocolo de autorização a cada Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) originada? O Sped Controle sim, pode crer!

 

 6. Acreditar no “calma, tudo vai dar certo”

Nem sempre a frase se concretiza. Algum desafio pode surgir e as consequências de uma falha na Gestão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) – por mais simples que seja – pode colocar tudo a perder,

(Reparou que não utilizamos as palavras problema, crise, pepino ou afins? Para nós, nada é impeditivo, apenas desafiador. E gostamos de superar cada um deles)

Viu só? Nada é impeditivo para o seu sucesso. Apenas cria uma situação de desafio. E o Sped Controle, para as situações elencadas acima – as mais sérias, diga-se de passagem, possui as soluções práticas, confiáveis e já utilizadas por mais de 7 mil clientes.

Não acredita? Veja esse artigo que conta cases de sucesso, como Samsung, Unimed Jundiaí e Protec Produtos Agrícolas.

E conforme o prometido, abaixo te contamos um pouco da história da Nota Fiscal no Brasil. De forma bem resumida.

 

História da Nota Fiscal: do papel à eletrônica e o surgimento do SPED

As Notas Fiscais deixaram de ser um simples pedaço de papel com valores devidos escritos à mão e que – nem sempre – eram declaradas e a partir disso geravam impostos a pagar ao Fisco.

E, menos frequentemente, tornavam alvo de fiscalização e auditoria. Era um processo desafiador ao profissional de Contabilidade e a difícil leitura – não apenas por caligrafias sofríveis como a minha – levava a erros humanos.

Com o tempo, o cerco contra fraudes em Notas Fiscais ficou mais acirrado. Passou a virar ‘barganha’ por ‘descontos’ entre clientes e fornecedores.

Alguém que esteja lendo este artigo nunca se viu em uma situação onde ao comprar algum produto e negociar desconto escutou “olha, se o senhor não fizer questão da ‘notinha’, dá para fazer (a mercadoria) por tantos (menos) reais”?

Mesmo que uma Medida Provisória (MP) de 2001 tenha dado início à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), foi apenas no segundo semestre de 2005 que a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) passou a fazer parte do comércio e da prestação de serviços, com 20 empresas participando do projeto piloto.

Foi cerca de um ano de alinhamento entre profissionais da área e Secretarias da Fazenda dos Estados brasileiros e do Distrito Federal, além de alguns municípios. E junto à ela surgiram muitas dúvidas, inseguranças e medos. Mas por quê?

Com todas essas mudanças, a Receita Federal passou a ter mais controle sobre as movimentações das empresas. Logo, algumas estratégias para burlar as leis fiscais poderiam der descobertas por meio de auditorias. Um processo que poderia durar meses ou anos, mas não ficava inimputável.

Já em 2008, com o lançamento do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), ela se tornou a ‘dedo-duro’. Quase que instantaneamente, qualquer NF-e emitida contra o empreendedor que possui CNPJ – com ou sem conhecimento – passou a ser de conhecimento do Fisco.

Esse processo colabora também com o profissional de Contabilidade, que pode se dedicar mais à análise fiscal de seus clientes do que à execução de tarefas.

O SPED provoca ainda algo benéfico ao meio ambiente. Dispensa a emissão e armazenamento de documentos em papel. Aliás, o que sai impresso, na verdade, é um Documento de Apoio à Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que não tem valor legal. O que vale, nesse sentido, é o arquivo XML da NF-e, esse sim tem valor legal e fornece os dados necessários à Receita Federal.

 

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