Desde que o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) se tornou obrigatório, em 2009, o dia-a-dia contábil das empresas passou a ser monitorado de perto pela Receita Federal. Um descuido delicado pode se transformar em uma autuação bastante agressiva, colocando em risco qualquer negócio.

A consulta de notas fiscais eletrônicas (NF-e) permite que o destinatário obtenha informações reduzidas sobre todas as notas emitidas contra o seu CNPJ, em todo o País, do dia anterior ao da solicitação ao prazo máximo de 15 dias. Por meio dessa consulta, há condições de identificar o uso indevido de sua Inscrição Estadual (IE) ou CNPJ por contribuintes emissores. Por meio desta consulta é possível verificar informações como Incrição Estadual, CNPJ e Razão Social do emitente, data de emissão e data de autorização da NF-e, tipo de operação da NF-e, valor total da operação, situação do documento no momento da consulta  (autorizada/cancelada/denegada) e situação da manifestação do destinatário (ciência, confirmada operação, operação não realizada, desconhecida e sem manifestação do destinatário).

Mas quem depende de um processo manual para baixar notas fiscais eletrônicas, precisa dedicar diversas horas de um funcionário por semana à atividade de ficar à caça de documentos emitidos por seus fornecedores.

Entre enviar e-mails ao fornecedor quase suplicando pelo arquivo (que às vezes atrasa demais ou sequer chega) e baixar nota por nota no site da SEFAZ, pode-se gastar em média 60 horas por mês. Ou seja, horas de trabalho que poderiam ser investidas em atividades muito mais produtivas, focadas no negócio, não em burocracias ou processos que já podem ser feitos de modo automático.

sped-controle-xml

 

 

 

 

Os riscos de depender de um processo manual para baixar NF-e

A atividade de baixar manualmente notas fiscais além de trabalhosa é também arriscada. Depender que o fornecedor envie o documento pode gerar desgastes e descontrole na contabilidade da empresa e, nem sempre, a empresa fica ciente sobre todas as movimentações envolvendo seu CNPJ: se uma nota for emitida de forma fraudulenta por outra empresa, sem um software inteligente para alertar, ninguém saberá que a transação ocorreu. Há muitos casos em que notas foram emitidas sem existir qualquer transação. E quem é penalizado? Aquele que não manifestou o documento não recebido e tampouco esperado. E o profissional que não tinha uma bola de cristal para adivinhar.

Já para baixar os documentos, quem depende de um processo manual precisa acessar o site da SEFAZ e com a chave de acesso do XML digitar as informações e baixar as notas de forma individual, tarefa que requer alguém sempre disponível e controlando as movimentações. Listamos essas atividades no e-book Gestão de NF-e para empreendedores. Caso você queira baixar, ele é gratuito.

Os prejuízos vão além

Como não basta baixar as notas fiscais, mas também organizá-las e armazená-las por no mínimo 5 anos, depender de um procedimento manual, geralmente realizado em pastinhas do computador, é extremamente arriscado e nada prático. Um arquivo apagado por engano ou um vírus podem colocar tudo a perder do dia para noite, isso sem falar sobre o quanto é chato precisar procurar aonde é que determinado documento foi armazenado. Falamos bastante sobre isso no e-book que lançamos recentemente e que você pode baixar gratuitamente, “O guia completo para evitar os principais erros tributários”.

Afinal, como economizamos 42 mil horas de trabalho mensal de nossos clientes?

Há cinco anos fazemos esse trabalho por nossos clientes, que agora não precisam mais desperdiçar o tempo um funcionário que precisa passar boa parte da semana na saga de buscar nota fiscal. Além de capturar as notas fiscais eletrônicas automaticamente e o tempo todo, a ferramenta Sped Controle armazenada esses documentos de forma segura e organizada, evitando dores de cabeça e penalizações pela falta de documentos e facilitando a localização do que se pretende consultar. Como o XML não possui uma visualização amigável, o Sped Controle também permite visualizar seu documento auxiliar, o DANFE, com apenas um clique.

case

A Unimed Jundiaí é um de nossos cases de sucesso

No total, já armazenamos 70 milhões de documentos para nossos clientes e economizamos 42.000 horas de trabalho mensal de todos eles, que deixaram de lado a chatice de precisar fazer manualmente algo que pode ser feito de forma ainda mais apurada se for automatizada.

Esses clientes puderam utilizar essas horas, que antes eram gastas de forma improdutiva, para focar em outras questões do negócio. Por exemplo, para melhorar seus processos, inovar, atender clientes e gerar mais negócios. A gestão de documentos fiscais é parte das atividades da empresa, e não precisa se tornar uma tarefa árdua, que gasta tantas horas que poderiam ser poupadas.

Por ser uma solução web, não requer instalações locais de softwares. Também permite monitorar e controlar cartas de correção e envia alertas caso um fornecedor cancele ou corrija uma nota.  E para manter tudo sob controle na empresa, gera diversos tipos de relatórios com apenas alguns cliques.

Neste post falamos sobre a experiência de três clientes nossos com o Sped Controle. São eles Unimed Jundiaí, Samsung e Protec. Conversamos com os profissionais da área que viram benefícios ao passar a usar esta ferramenta.

Para entender se esta ferramenta pode realmente ajudá-lo, nós podemos oferecer um teste gratuito em ambiente real, sem limitações, incluindo suporte e treinamentos gratuitos. E não precisa cadastrar cartão de crédito para testar, ok?

 

Comentários

Comentários

Share
This