Esqueça investimentos estratosféricos em uma infraestrutura física (aparentemente) infalível para gestão e armazenamento de documentos fiscais e outros arquivos, das mais variadas relevâncias e extensões. Há meios simples, de equilibrada relação custo x benefício, sempre atualizados e que nunca vão te dar dor de cabeça e sentimento de frustração.

IaaS, PaaS e SaaS são as siglas destas soluções e você saberá mais sobre elas ao final deste conteúdo. Elas são diferenciais em uma plataforma cloud computing ou computação em nuvem.

Aparentemente infalível porque mesmo um equipamento com os mais complexos e custosos, hardwares são suscetíveis a fatores inevitáveis e imprevisíveis, como por exemplo a própria natureza.

Ou até mesmo a situações que podem ser prevenidas, mas fogem totalmente do nosso alcance e controle, como a ausência de peça de reposição para hardware.

Uma tempestade severa pode inundar todo o espaço físico e inutilizar tudo aquilo que no seu entendimento seria inviolável.

E incêndio? Explosões tornam prédios imperiais em pequenos pedaços em questão de segundos, mesmo com os mais sofisticados sistemas de segurança.

Trágico, mas possível. Temos acompanhado – e sem precisar ir longe – cidades inteiras devastadas por desastres naturais. Anos – séculos – de construções indo abaixo em segundos de correnteza.

Depender de hardware: Desafios além da natureza

Baseado naquilo que motiva este conteúdo, devem ser citadas questões como espaço, capacidade e constantes mudanças de padrões tecnológicos, que geram riscos de não serem encontradas peças repositórias imediatamente.

Além disso, quanto mais terminais – tanto de uso profissional quanto pessoal – maior o investimento (custo) com softwares.

Mas não se desespere. Antes que você desista de sonhar com a possibilidade de vida eterna aos seus arquivos de todas as extensões imagináveis a um investimento palpável para a humanidade, apresentamos-lhe a solução desses desafios.

Você se lembra do título desse artigo, depois de tantas tragédias e emoções? Não precisa ler o topo, eis aqui: 10 benefícios de uma ferramenta em nuvem para gestão de documentos fiscais.

Reparou no nuvem? Então, …

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O que é cloud computing?

O Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro), define o cloud computing (computação em nuvem) como “modelo tecnológico que habilita de forma simplificada o acesso on-demand a uma rede, a qual possui um pool de recursos computacionais configuráveis, como, por exemplo, redes, servidores, storages, aplicações e serviços. Esses recursos podem ser rapidamente provisionados, configurados e liberados com um esforço de gerenciamento mínimo e automatizado, promovendo alta disponibilidade.”

Resumidamente: sem nada físico – logo sem necessidade de upgrade – e sem complicação, você pode gerenciar complexos recursos e realizar trabalhos em grupo onde você estiver, até mesmo fora do Planeta Terra, bastando somente uma conexão com a internet e familiaridade com o assunto.

 

Quais são os tipos?

A Amazon, principal plataforma de computação em nuvem sugere a existência de três tipos de cloud computing:

 

Infraestrutura como Serviço (IaaS)

A infraestrutura como um serviço oferece a você o mais alto nível de flexibilidade e controle de gerenciamento sobre os seus recursos de TI e se assemelha bastante aos recursos de TI atuais com os quais muitos departamentos de TI e desenvolvedores estão familiarizados hoje em dia.

 

Plataforma como Serviço (PaaS)

Ajuda a tornar o gerenciamento de infraestrutura mais eficiente, pois elimina as suas preocupações com aquisição de recursos, planejamento de capacidade, manutenção de software, patching ou qualquer outro tipo de trabalho pesado semelhante envolvido na execução da sua aplicação.

 

Software como Serviço (SaaS)

Com uma oferta de SaaS, você só precisa pensar em como usará este tipo específico de software. Um exemplo comum de aplicação do SaaS é o webmail, no qual você pode enviar e receber e-mails sem precisar gerenciar recursos adicionais para o produto de e-mail ou manter os servidores e sistemas operacionais no qual o programa de e-mail está sendo executado.

 

Mas quais os benefícios que empresas e profissionais da contabilidade possuem ao usar um sistema de gestão de documentos fiscais em nuvem?

São vários e devemos elencar alguns. Ah, e vale lembrar que a diferença básica entre benefícios e vantagens é que benefícios você utiliza todos os recursos. Já as vantagens, nem tudo é aproveitável.

 

1) Não precisa ser instalado

Você não precisa instalar nada para acessar o material desejado. É tudo feito on-line a partir de qualquer dispositivo.

 

2) Não gera incompatibilidades

Se você utiliza Windows, Mac OS, iOS, Android, Linux (qualquer distro), Chrome OS, Firefox OS ou outro sistema operacional, não terá que se preocupar com a compatibilidade do hardware adquirido ou sistema utilizado com o sistema operacional.

 

3) O seu trabalho ou sua consulta podem ser feitos a partir de qualquer lugar

Basta ter uma conexão com a internet para trabalhar ou fazer consultas. Atualmente algumas companhias aéreas permitem acesso a bordo, portanto, durante uma viagem fique à par de tudo o que acontece com seus documentos fiscais.

 

4) É seguro

Diferente de um dispositivo físico sujeito a vírus, trojans, malwares ou pragas – na nuvem é 100% segura e você não precisa se preocupar com a segurança dos dados armazenados ou com backup por causa de uma formatação.

 

5) Gera economia

Como é um sistema com plataforma segura e não precisa de hardwares e nada específico, você não gasta dinheiro com técnicos e nem perde um tempo precioso por conta da necessidade der manutenção.

 

6) O próprio sistema faz o seu trabalho poupando ainda mais tempo – algo como 720 horas por ano.

Segundo uma conta feita por nossa equipe, considerando uma conta bastante simples, as empresas podem economizar 720 horas de trabalhos manuais confiando a automação e gestão fiscal a produtos como o Sped Controle. Os profissionais ficam livres para outras atividades.

Por mês, clientes Sped Controle são beneficiados com uma média de 42.000 horas economizadas.

 

7) Livre de erros

Utilizando o sistema, além de economizar horas acaba evitando prejuízos causados por multas ou outras punições, devido ao controle total e 24 horas por dia de todos os arquivos XMLs contra o seu CNPJ, direto na Secretaria de Fazenda.

 

8) Não dependa do emitente para ter suas notas fiscais eletrônicas

Como citado em tópicos anteriores, as notas fiscais eletrônicas são disponibilizadas imediatamente após captura na SEFAZ Nacional.

O sistema ainda gerencia de forma bastante organizada por intermédio de pastas, reduzindo horas de buscas para penas alguns segundos.

 

9) Sem limites

Não há limites de CNPJs para cadastrar e nem número de documentos fiscais para armazenar. É tudo ilimitado sem pagar nada a mais por isso.

 

10) Te deixa em dia com as obrigatoriedades

Sem chance de perder tudo por conta de algum defeito técnico, você terá todos os XMLs armazenados por tempo indeterminado, muito além dos 5 anos exigidos.

E com todas as organizações e trabalho feito direto com as atualizações da SEFAZ Nacional, não há o que temer.

 

Agora que você já conhece o cloud computing, sabe dos benefícios oferecidos por um sistema de armazenamento de documentos fiscais neste ambiente 100% on-line, encontrou motivos para levar a vida com menos estresse e mais tempo livre para outras atividades, que tal fazer um teste grátis do sistema Sped Controle por 10 dias, com treinamento e suporte disponíveis?

Não perca essa oportunidade e leia também nossos outros conteúdos relevantes para o seu dia a dia pessoal e profissional.

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