Trabalhar no departamento fiscal / tributário de uma empresa exige muito mais do que profissionalismo e conhecimento. Organização, investimento e foco são diferenciais para uma boa gestão de XML de documentos fiscais.

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), lançado em maio de 2008 e obrigatório desde 2009, foi um “divisor de águas” para essa área, onde a fiscalização por parte da Receita Federal – antes ineficiente e ineficaz – tornou-se quase instantânea e praticamente infalível.

Não é à toa que nos deparamos vez ou outra com contadores e profissionais de áreas afins à beira de um ataque de nervos. Todos os trabalhos, por mais que executados corretamente e conferidos, ainda podem enfrentar desafios.

Seria culpa do profissional? Nem sempre. A gestão de documentos fiscais é algo muito complexo. Eles devem ser armazenados por pelo menos cinco anos e há a possibilidade de alguém emitir, cancelar ou alterar uma nota fiscal eletrônica indevidamente. E claro, o que há de mais comum: o fornecedor não enviar o arquivo XML, mesmo com reiteradas súplicas por parte do contribuinte.

Outra alternativa poderia ser a pessoa responsável nem fazer mais parte do quadro de funcionários da empresa. Ou pior, já não estar mais entre nós (leia-se morreu).

Essas realidades são possíveis e quando uma gestão de documentos fiscais é bem feita, tudo se torna mais ágil e prático. E pequenos investimentos evitam grandes autuações por divergências consideradas tão insignificantes.

Por conta disso, apresentamos três situações que ilustram bem algumas falhas.

 

  • Desorganização

Sem um controle de todos os documentos fiscais e consequentemente com um desalinhamento em relação às exigências do SPED, as possibilidades do seu negócio ruir são consideráveis. Esperar que outros façam seu serviço ou colaborem com ele, como por exemplo o fornecedor ter a caridade de enviar o arquivo XML da nota fiscal eletrônica, também não é uma boa ideia.

Outro ponto que deve ser considerado é onde os documentos fiscais ficam guardados. Vez ou outra com trabalho feito a várias mãos, sna

 

  • Falta de escrituração

Sem os arquivos XMLs não há como gerar a Escrituração Fiscal Digital (EFD), outra obrigatoriedade surgida a partir do SPED.

Mesmo que todos os fornecedores enviem o arquivo da nota fiscal eletrônica, a Receita pode encontrar divergência no número declarado pelo contribuinte e a quantidade de autorizações feitas pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ Nacional).

Ter o controle de tudo que é emitido contra o CNPJ de sua empresa previne situações embaraçosas que geram desperdício de tempo e de dinheiro, duas coisas que não se pode abrir mão.

 

  • Não usar o Sped Controle

Prazos estourando, Receita cobrando uma nota fiscal eletrônica que você desconhece, fornecedor não te mandou o XML da nota fiscal eletrônica, ou se te tem tudo isso não sabe onde estão guardados, o servidor está em manutenção, o hd queimou ou pegou vírus…

Esses e tantos outros desafios são facilmente superados a partir do momento que sua empresa investe no sistema do Sped Controle, solução adotada por mais de 7 mil empresas. Veja o depoimento de três clientes.

Além disso, ao utilizar o Sped Controle você economiza tempo, permitindo que seus colaboradores desenvolvam as atividades de forma otimizada, e dinheiro, já que não precisa ficar ligando para cobrar fornecedores, não precisa pagar multas por erros causados por algo além do seu alcance, como notas fiscais eletrônicas contra seu CNPJ emitidas, alteradas ou canceladas sem seu conhecimento e tantas outras formas.

Veja como o Sped Controle poupou 42 mil horas de trabalho dos clientes e invista.

Você pode ainda usufruir do Sped Controle por 10 dias de graça, com suporte e treinamento inclusos.

Depois disso, é só assinar e aproveitar dos benefícios do Sped Controle na sua empresa.

 

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