Fazer o download e gerenciamento de arquivos com extensão XML de forma automática é sinônimo de segurança para empresas e profissionais da área. Isso se deve, dentre outros motivos, a uma grande quantidade de golpes aplicados por intermédio de e-mails que indicam conter informações relacionadas à nota fiscal eletrônica.

Você mesmo já deve ter reparado na quantidade de mensagens suspeitas que aparecem em sua caixa de entrada, seja de contas pessoais ou profissionais. Para atrair a atenção das vítimas, logo no campo assunto vem algo como “Nota fiscal Eletrônica referente ao pedido tal”.

Com um pouco de conhecimento em informática e percepção de algo errado, somado ao fato de não se lembrar de ter comprado algo nos últimos dias ou semanas, naturalmente pode suspeitar do conteúdo e assim não abre o e-mail.

Mas e quando é fechamento de mês e você está no aguardo de dezenas ou centenas de notas fiscais eletrônicas? São tantas as cobranças e promessas de envio, que não há meios de diferenciar o real do fictício, criado para de alguma forma te vitimar.

Por conta disso, oferecemos dicas de segurança para que não coloque em risco informações importantes sobre você e sua empresa a partir de um clique.

1) Não abra anexos que você não esteja esperando, mesmo que pareça vir de um fornecedor. Entre em contato com o remetente para ter certeza que está seguro (afinal, se mesmo suplicando pelos XMLs a dificuldade para receber o arquivo é level hard).

Se você tiver um sistema que faça o download das notas fiscais eletrônicas diretamente da SEFAZ Nacional e as gerencie é um grande diferencial para sua segurança on-line e, consequentemente, off-line. (leia mais abaixo)

2) Garanta que o firewall do seu dispositivo esteja habilitado e mantenha seu sistema operacional atualizado (se Windows, é fundamental que seja original).

3) Instale um sistema de segurança confiável e faça um escaneamento em seu dispositivo regularmente.

4) Use um serviço de e-mail que verifique se os anexos possuem conteúdos maliciosos, antes mesmo das mensagens chegarem ao seu dispositivo.

5) Desative na configuração de seu e-mail a opção de abrir todas as mensagens ou fazer os downloads automaticamente.

6) Verifique regularmente se há atualizações de software e alertas de segurança no site do seu provedor.

7) Nunca clique em um anexo sem antes se perguntar se aquilo realmente deveria estar ali. Verifique o remetente, veja se há erros gramaticais, palavras estranhas ou sequências de números. Se você estiver executando uma versão do sistema operacional Windows, verifique a extensão do arquivo. Se a extensão for “.exe”, “.bat” ou “.scr”, as chances de ser arquivo malicioso são grandes.

8) Se receber algum e-mail marketing, muita atenção nos links. As vezes recebemos promoções de grandes lojas do varejo e tudo está aparentemente normal, o leiaute é conhecido e para ver preço de algum produto ou ver mais promoções é necessário clicar em alguma imagem ou link par abrir.

Em computadores, no navegador ao passar com o mouse em cima mostra para qual endereço você será direcionado se clicar por lá. Se o domínio não for do site em questão esqueça.

Verifique também grafias ou alguma irregularidade no padrão, como por exemplo um negrito onde não deveria existir. E, claro, preços muito abaixo de mercado (aí pode ser até outro golpe).

9) Ninguém dá prêmio em troca de uma garantia, de uma taxa de centenas ou milhares de reais ou de informações como CPF ou CNPJ e dados bancários.

10) Nunca use o e-mail profissional para fins particulares. Essa mistura de interesses pode causar grandes transtornos, mesmo que involuntários.

Segurança e organização

Além de te proteger de golpes e outras ações criminosas, ter o Sped Controle como sistema de gerenciamento e automação de XML de documentos fiscais garante uma organização incrível.

Os arquivos automaticamente separados em pastas de acordo com a necessidade do cliente podem ser acessados a partir de qualquer dispositivo, sem necessidade de download e instalação qualquer aplicativo. Basta uma simples conexão com a internet. Sabe o porquê?

O Sped Controle é SaaS (Software como Serviço) e está hospedado em nuvem, o que assegura o armazenamento dos seus documentos fiscais.

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