Aguardar o envio de o arquivo XML de nota fiscal eletrônica (NF-e) emitido contra o CNPJ da empresa onde ou para qual presta serviços é um grande desafio. Perde-se tempo, corre-se o risco de ficar sem receber o arquivo XML de algum fornecedor e ainda pode ter alguma nota cancelada ou alterada sem seu conhecimento.

Poderíamos resumir a importância dos arquivos XML em uma única frase: “O arquivo XML é a própria nota fiscal eletrônica em si”. Logo, fazer todo o processo de modo manual tradicional leva muito tempo e tempo é dinheiro. E o que poderia ser um excelente investimento pode permanecer um custo alto e sem retorno confiável, aí vai da forma com que se lida com a situação.

Desde 2009, com o surgimento do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), a Receita tem intensificado suas fiscalizações e realizado quase todas as auditorias a partir de documentos digitais, dentre eles a nota fiscal eletrônica.

As autuações podem chegar a vultuosos 200% sobre as operações. E quem quer esperar ver para crer?

Entretanto, não raramente empresas assumem um grande risco ao aceitarem mercadorias com o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) sem antes garantirem o arquivo XML e assinarem o canhoto, o que pode gerar uma considerável confusão.

Conforme já citamos no post “10 coisas que as pessoas não sabem sobre Nota Fiscal Eletrônica”, DANFE é nada além do que aquele papel recebido junto com as mercadorias.

Mas o que é o DANFE?

No DANFE encontra-se uma chave formada por uma única sequência de 44 números e um código de barras bidimensional para facilitar sua leitura a partir de dispositivos.

A partir dessa chave ou leitura do código de barras pode-se chegar ao que realmente consta na nota fiscal eletrônica (NF-e).

Uma das funções do DANFE deve acompanhar a mercadoria em trânsito, senão a transportadora assume o risco de ser penalizada durante um trabalho de fiscalização. Sua validade se torna efetiva quando o agente fiscalizador consulta a chave impressa no documento.

Duas outras serventias não menos importantes do DANFE são colher a assinatura do destinatário no ato do recebimento, uma forma de resguardar a responsabilidade da transportadora responsável, e fazer a vez da nota fiscal eletrônica (NF-e) durante uma contingência, situação em que o emissor não consegue conexão imediata com a SEFAZ para a transmissão das informações.

Citamos isso porque ainda existem empresas que ainda acreditam economizar e estar tudo tranquilo mantendo as DANFEs em verdadeiros “depósitos de papel” e se esquecem ignoram que tudo aquilo não possui qualquer valor fiscal.

sped-controle-xml

Voltemos ao XML…

Se não fosse o XML, os profissionais da contabilidade e demais colaboradores de departamentos correlatos dificilmente teriam condições de detectar e impugnar qualquer nota fiscal eletrônica fraudulenta direcionada contra o CNPJ de interesse, ou até mesmo ter conhecimento de cancelamentos ou alterações realizadas por fornecedores.

Não obstante, a Receita ainda exige dar ciência das emissões antes de fazer o download dos XMLs, que por sinal devem ser armazenados obrigatoriamente por 5 anos.

Divergências ou inconsistências em relação ao documento apresentado por sua empresa com aquele em poder do fornecedor pode render multa. E ainda que mercadoria e DANFE batam, se houver qualquer diferença no XML ou cancelamento causará um transtorno.

Já citamos em outros posts relevantes informações que auxiliam empresas a economizar muitas horas de trabalho automatizando esse processo de buscar e armazenar os arquivos XML. Em um mundo envolvido por tecnologias, não podemos deixar de considerar os benefícios de uma ferramenta em nuvem para a gestão de documentos fiscais.

Inclusive, aliar a tecnologia com a automatização de todo o processo protege a empresa de pessoas que agem de má-fé e de punições citadas ao longo deste post.

Lendo sobre a relevância de ter um grande zelo pelos arquivos XMLs, a tecnologia já disponível para uma segurança contra malfeitores e Fisco e a possibilidade de poupar horas de trabalho diariamente, é de se imaginar que somente as grandes empresas têm acesso a tudo isso. Seu escritório de contabilidade pode se beneficiar e assegurar um serviço ainda melhor aos clientes.

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